Online-Buchung, Mitgliederverwaltung, Anfragen: Wann sich eine individuelle Web-Lösung lohnt

Viele Betriebe, die mit einer Idee für eine eigene Anwendung zu uns kommen, haben eigentlich schon ein System. Es besteht aus einer Excel-Liste, einem Postfach und einem Telefon. Das funktioniert erstaunlich lange. Irgendwann kostet es aber mehr Zeit, als allen bewusst ist. Ob dann eine individuelle Lösung die Antwort ist oder ein fertiges Werkzeug reicht, lässt sich meist nach einem Gespräch sagen.

Wann ein fertiges Tool völlig reicht

Für viele Aufgaben gibt es gute Software zum Mieten: Terminbuchung für Praxen, Vereinsverwaltung, Formular-Baukästen, Reservierungssysteme für Unterkünfte. Wenn Ihr Ablauf dem Standard entspricht, wenige Personen damit arbeiten und keine weiteren Systeme angebunden werden müssen, nehmen Sie so ein Tool. Eine eigene Entwicklung wäre dann Geldverschwendung.

Manchmal braucht es nicht einmal das. Die Ferienwohnung Madelaine in Weißenbach bei Haus im Ennstal hat von uns einen One-Pager bekommen, der die Unterkunft zeigt. Gäste fragen direkt an, über mehrere Kontaktwege. Für eine einzelne Ferienwohnung braucht es keine eigene Buchungsplattform. Auch PSP Taxi in Traun suchte eine einfache Website, auf der man das Unternehmen schnell erreicht. Für solche Betriebe ist ein klarer Kontaktweg die richtige Lösung.

Woran Sie merken, dass Standard nicht mehr passt

Die Grenze zeigt sich selten auf einen Schlag. Meistens sind es kleine Reibungen, die sich summieren:

• Dieselben Daten werden zweimal eingegeben, etwa in die Anmeldeliste und danach in die Buchhaltung.

• Mehrere Personen pflegen eigene Kopien derselben Excel-Datei. Keiner weiß, welche aktuell ist.

• Jede Buchung zieht drei oder vier E-Mails nach sich, bis Termin, Rechnung und Bestätigung passen.

• Das Tool zwingt Sie zu einem Ablauf, der nicht zu Ihrem Betrieb passt, also arbeiten alle daran vorbei.

• Mitglieder, Buchungen und Zahlungen liegen in drei verschiedenen Programmen.

Wenn Sie zwei oder drei dieser Punkte wiedererkennen, lohnt sich ein genauerer Blick. Eine eigene Lösung rechnet sich dort, wo sie Handarbeit ersetzt, die jede Woche wiederkommt.

Ein Beispiel: Mitglieder und Seminare an einem Ort

Die VÖPP, die Vereinigung Österreichischer Psychotherapeut*innen, hatte genau dieses Bild. Die Buchung von Seminaren und Lehrgängen war fehlerhaft. Es gab keine zentrale Stelle, an der Mitglieder- und Seminardaten gespeichert waren.

Wir haben mit dem Framework Laravel eine Plattform entwickelt, die beides verbindet. Mitglieder verlängern dort ihre Mitgliedschaft und aktualisieren ihr Profil selbst. Mitglieder wie Interessenten buchen Seminare und Lehrgänge online, bezahlt wird über den Zahlungsdienstleister Stripe. Im Admin-Dashboard legt das Team Seminare an, bearbeitet sie und hat die Mitgliederdatenbank im Überblick. Seitdem ist die Buchung deutlich einfacher geworden. Die Verwaltung spart dem Team Zeit.

Kleiner, aber nach demselben Prinzip arbeitet die Website von Kinesiologie Fraberger. Klientinnen und Klienten buchen dort einen Termin und bezahlen gleich im selben Ablauf. Für die Praxis ist die Abwicklung der Zahlungen damit einfacher geworden.

Anfrage-Funnels: Struktur statt Freitext

Eine dritte Form der individuellen Lösung wird oft unterschätzt. Ein Kontaktformular mit einem großen Textfeld liefert Anfragen, bei denen die Hälfte der Angaben fehlt. Dann beginnt das Nachfragen. Ein Anfrage-Funnel fragt stattdessen Schritt für Schritt ab, was Sie für ein Angebot wirklich brauchen. Je nach Antwort zeigt er die passenden nächsten Fragen.

Am Ende landet die Anfrage vollständig bei der richtigen Person oder direkt in Ihrem System. Das ist kein großes Softwareprojekt. Es setzt aber voraus, dass wir vorher gemeinsam klären, welche Angaben Sie für die erste Antwort brauchen.

Ihre Daten, Ihre Schnittstellen

Bei gemieteter Software liegen Ihre Daten beim Anbieter. Das ist nicht automatisch schlecht. Sie sollten aber wissen, was Sie exportieren können und was passiert, wenn der Anbieter Preise oder Bedingungen ändert. Bei einer eigenen Lösung liegen die Daten in Ihrer Datenbank. Wir hosten sie bei Hetzner in Deutschland, also in der EU, mit automatischen Backups.

Gerade bei Mitgliederdaten ist das ein Argument. Bei Praxen kommen Gesundheitsdaten dazu, die die Datenschutz-Grundverordnung in Artikel 9 besonders schützt. Hier wollen Sie genau wissen, wo die Daten liegen und wer darauf zugreift.

Schnittstellen sind der zweite Punkt. Eine eigene Anwendung kann Daten an Ihre Buchhaltung, Ihr Newsletter-Programm oder eine bestehende Branchensoftware weitergeben, wenn diese eine Schnittstelle bietet. Das prüfen wir vor dem Angebot. Wenn keine vorhanden ist, sagen wir Ihnen das offen.

Klein anfangen, dann erweitern

Ein typischer Fehler bei eigenen Lösungen ist, alles auf einmal bauen zu wollen. Wir fangen mit dem Ablauf an, der heute am meisten Zeit kostet. Bei einem Verband ist das oft die Seminarbuchung, bei einer Praxis die Terminvergabe. Diese erste Version geht in Betrieb und Ihr Team arbeitet damit. Erst danach entscheiden wir über den nächsten Schritt.

So sehen Sie früh, ob sich die Lösung bewährt. Ihr Team gewöhnt sich schrittweise an das neue Werkzeug. Und Funktionen, die am Anfang wichtig schienen, stellen sich manchmal als überflüssig heraus.

Welche Lösungen wir sonst noch bauen, finden Sie unter Individuelle Web-Lösungen.